Файлы базы данных в MS Access и SQL Server. Создание БД, открытие БД, сохранение БД. Access файл имеет расширение: Mdb Файлы созданные в ms access имеют расширение
В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина файла и т. д.
В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме страниц доступа к данным) в одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию системные таблицы не выводятся в окне базы данных Access 2002. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.
Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.
- Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002. Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
- Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).
Замечание
Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.
Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.
Замечание
Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.
Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.
- Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.
Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).
Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-
пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.
База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb ” или “.mde ”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology ). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine , которая является альтернативой ядру JET .
После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment ), состоящая из следующих элементов:
· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access ;
· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;
· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;
· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов ) ;
· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства ).
Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши
Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД . Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД . При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор . Вид его окна показан на рис.29.
Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД ; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать ; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор ; определить в таблице каждое поле.
Окно режима Конструктор состоит из двух частей:
· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных , Описание;
· нижняя используется для определения Свойств поля.
Рисунок 29 - Окно режима Конструктор при работе с таблицей.
Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля .
Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический , денежный, поле объекта OLE , гиперссылка , тип Мастер подстановок (рис.30).
Рисунок 30 - Используемые типы данных.
С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый , числовой, счетчик ) .
В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.
Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access .
На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).
После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.
СУБД Access , как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных .
Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия , доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис . Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access .
Порядок выполнения работы
2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.
Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).
В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик ), поле «Примечание» (типа MEMO ), поле «Фотография» (объекта OLE ).
2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.
2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи - с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения /Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).
Рисунок 31 - Создание ключевого поля и составного индекса
Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.
2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа - это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.
Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).
2.3.5 Определите связи между таблицами БД . Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных , щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity ). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.
Рисунок 32 - Создание связей
2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт . Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).
Рисунок 33 - Экспорт таблицы Товар в формат HTML
2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.
По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins ) и пользователи (группа Users ). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы , изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения .
Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно , пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).
Рисунок 34 - Защита БД от несанкционированного доступа
Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!
2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.
Индивидуальные задания
Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано. Их свойства (атрибуты) приведены ниже.
· Изделия (атрибуты: тип , (обязательное поле, тип данных текстовый ), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);
Задания по вариантам на сущность Изделие приведены в таблице 10.
Таблица 10
· Заказчики (атрибуты: код заказчика (тип данных – счетчик ), название, контактное лицо, телефон);
Индексы: код заказчика.
· Заказы (атрибуты: код заказа (тип данных - счетчик ), код заказчика, дата заказа, дата исполнения, сотрудник);
Индексы: код заказа.
· Заказано (атрибуты: код заказа, тип , количество);
Индексы – составной индекс: «код заказа, тип».
Замечание: при заполнении в таблице полей имеющих тип данных дата/время используйте маску ввода (см. приложение 2.7).
Контрольные вопросы
1. Объясните, как создается таблица данных в среде Access ?
2. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access .
3. Для чего в БД обеспечивается распределение записей по отдельным таблицам, а не объединяются все сведения в одной большой таблице?
4. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”?
5. Продемонстрировать создание маски ввода.
6. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?
7. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access ?
8. Какие поля можно индексировать? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?
9. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access ?
10. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access ? Продемонстрируйте установку и удаление связей.
11. Как соединяются таблицы, где первичный ключ имеет тип счетчик с таблицей имеющей аналогичный внешний ключ с таким же именем?
12. Поясните смысл составного ключа, состоящего из двух внешних ключей?
13. Продемонстрируйте просмотр записей с использованием фильтра.
Формат ACCDB, представленный в Access 2007, обладает многими преимуществами, недоступными в более ранних форматах файлов. Если вы обновляете версию Access до Access 2007, возможно, у вас есть файлы баз данных, в которых используется формат MDB-файла. В большинстве случаев вы должны сохранить эти базы данных с расширением ACCDB. Вы можете сохранить копию исходного MDB-файла, чтобы убедиться в том, что переход был успешно остановлен.
В этой статье описаны преимущества формата ACCDB, причины, по которым может потребоваться использовать формат MDB-файла, и преобразованию базы данных в новый формат файла.
В этой статье
Формат файлов ACCDB
Начиная с Access 2007, ACCDB является форматом файла Access по умолчанию. Формат ACCDB поддерживает ряд новых функций, таких как вычисляемые поля и вложения. Тем не менее, в некоторых случаях возможно, что ACCDB File Format не подходит.
Возможности, предоставляемые форматом файлов ACCDB
Многозначные поля Многозначное поле - это поле подстановки, позволяющее хранить более одного значения для каждой записи. Например, предположим, вам нужно назначить задачу нескольким сотрудникам. В ACCDB-файле вы можете создать Многозначное поле для хранения сотрудников, назначенных задаче. Имена сотрудников можно выбирать из таблицы или списка значений.
Многозначные поля позволяют легко выбирать и хранить более одного элемента, не создавая более сложное проектирование базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с SharePoint, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.
Тип данных "вложение" Тип данных "вложение" позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, сохранив при этом файл базы данных с ограничением размера файла до 2 ГБ будет автоматически сжато. Запись может иметь несколько вложений, но в каждой таблице может быть только одно поле вложения.
Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook Формат файлов. accdb поддерживает требования к безопасности SharePoint и Outlook, которые не поддерживаются в MDB – файлах. Это делает возможным более полную интеграцию Access с SharePoint и Outlook.
Улучшенное шифрование Вы можете указать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При использовании формата файлов ACCDB по умолчанию Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Кроме того, можно использовать сторонние средства шифрования.
Отслеживание длинных текстовых полей (Memo) Поля типа "длинный текст" (Memo) удобно использовать для хранения большого количества данных. Если вы используете формат ACCDB, вы можете настроить свойство (аппендонли ), которое заставляет Access сохранить историю всех изменений в поле Long Text (Memo). Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в SharePoint, чтобы можно было использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, которое хранится в списке SharePoint (при условии, что для поля в поле " Добавить в существующий текст " для него установлено значение Да ).
Тип данных "вычисляемый" Начиная с версии Access 2010 формат файла. accdb поддерживает использование вычисляемого типа данных. Вы можете использовать вычисляемый тип данных для хранения результатов определенного выражения.
Форматы файлов MDB
Перед тем как формат ACCDB был введен в Access 2007, в форматах файлов Access используется расширение. mdb. Существует несколько разных версий формата MDB-файлов.
Некоторые MDB-файлы можно открывать. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в обычном режиме. Однако вы не можете пользоваться функциями, для которых требуется формат ACCDB.
Если вы используете функции, недоступные в ACCDB-файле, не преобразуйте файл, оставив его в формате MDB.
возможности файла в формате MDB, недоступные в ACCDB
Среда с разными версиями Формат ACCDB не может быть открыт или даже связан с версиями Access, предшествующими Access 2007. Если в вашей организации есть люди, у которых есть более ранняя версия Access, следует решить, является ли MDB-файл более подходящим вариантом. Но не забывайте - вы можете использовать веб-приложение Access или веб-базу данных в браузере независимо от того, установлен ли Access.
Репликация базы данных В ACCDB в файле нельзя использовать репликацию. Если ваше решение Access использует функцию репликации, вам потребуется повторно создать решение без репликации, если вы хотите использовать формат ACCDB.
Безопасность на уровне пользователей Формат ACCDB не поддерживает безопасность на уровне пользователей, функцию, которая позволяет людям видеть только то, что им нужно видеть. Безопасность на уровне пользователей больше не подходит для обеспечения безопасности данных, так как ее метод безопасности теперь устарел и легко скомпрометирован. Тем не менее, если пользователь не может использовать определенную форму, вы можете скрыть ее с помощью защиты на уровне пользователей, например, если у него нет какой-либо компании. Если у вас есть решение Access, которое использует защиту на уровне пользователей для улучшения удобства использования, может потребоваться использовать формат MDB-файла, чтобы вы могли использовать свое решение как есть.
Преобразование в новый формат файла
Чтобы преобразовать MDB – файл в формат ACCDB, откройте файл и сохраните его в формате ACCDB.
Важно: Ниже описана процедура для MDB файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Сначала откройте базу данных.
Откройте вкладку Файл .
В левой части экрана нажмите кнопку Открыть .
В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую вы хотите преобразовать.
Теперь преобразуйте базу данных:
Откройте вкладку Файл .
В левой части экрана выберите команду Сохранить как .
В разделе Типы файлов щелкните Сохранить базу данных как .
В правой части диалогового окна типы файлов баз данных нажмите кнопку база данных Access .
Копия базы данных создается в формате ACCDB.
Сама по себе база данных является хранилищем данных. Для того, чтобы извлечь нужную информацию из базы данных или внести новые сведения необходимо специальное программное обеспечение, которое называется Системой Управления Базами Данных (СУБД).
СУБД представляет собой программу, которая позволяет создать новую базу данных, открыть существующую, просмотреть записи, выбрать необходимую информацию по условию, удалить запись и т. д. Управление производится с помощью меню или специальных команд в командном окне. С помощью специальных средств, предоставляемых СУБД, можно создать свою программу, которая будет автоматически осуществлять определенные операции с конкретной базой данных.
Все СУБД хранят базу данных в файлах своего формата. Чтобы это подчеркнуть, используются специальные расширения файла. Поэтому, база данных, созданная с помощью одной СУБД, может не работать с другой. Далее в таблице приведены расширения файлов, созданных различными СУБД.
Программа Microsoft Access – одна из наиболее распространенных в нашей стране систем управления базами данных (файл базы данных имеет расширение.mdb).
В нашей стране также распространены системы управления базами данных: Visual FoxPro, Clipper, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server. Эти системы имеют англоязычный интерфейс, и одно из основных преимуществ Microsoft Access – это интерфейс с пользователем на русском языке.
Введем основные определения объектов базы данных:
Таблицы – информация в базе данных хранится в виде таблиц (таблица – это совокупность данных, упорядоченных по строкам и столбцам);
Запросы – при помощи запросов можно выбирать нужные данные из таблиц (например, у Вас в таблице хранятся сведения по клиентам за все время работы Вашей фирмы, а Вы хотите отобрать новых клиентов за последние два месяца, то можно на основе таблицы клиенты построить нужный запрос);
Формы – позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в удобном для восприятия виде;
Отчеты – предназначены для распечатки данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде;
Макросы и модули – программы на языке Visual Basic for Application позволяющие автоматизировать повторяющиеся операции.
Элементы управления – это объекты, предназначенные для отображения или управления данными в формах или отчетах (например элемент «поле» в форме или отчете может отображать строку из таблицы, кнопка «Новая запись» добавляет новую строку в таблицу). Некоторые элементы управления предназначены для оформления – это различные линии и надписи.
Почти для каждого объекта в Access существуют «Мастера», которые на основе готовых шаблонов (заготовок) создают нужный элемент. Использование «Мастеров» существенно сокращает срок разработки базы данных и освобождает пользователя от рутинной работы. Однако объект, созданный с помощью «Мастера» редко удовлетворяет пользователя, и его приходится дорабатывать «вручную».
В этом пособии мы не будем подробно рассматривать работу с «Мастерами», поскольку они имеют интуитивно понятный пользователю интерфейс и просты в использовании.
Для запуска Access необходимо выполнить Пуск → Программы → Microsoft Access.
После запуска Access на экране появляется диалоговое окно, с помощью которого можно создать новую базу, запустить «Мастер» или открыть уже существующую.
Для создания новой базы данных необходимо:
Выделить пункт «Новая база данных » → OK ;
Указать папку, в которой Вы хотите создать БД (базу данных) и имя файла.
Создание новой базы данных с помощью «Мастера»
Если при запуске Access Вы выберете пункт «Мастера, страницы и проекты баз данных», то появляется список шаблонов. Далее необходимо:
Выбрать подходящий Вам шаблон → OK ;
Отвечать на вопросы «Мастера», нажимая после каждого кнопку Далее , а на последний – Готово .
Открытие базы данных
Если у Вас уже имеется база данных, необходимо выбрать пункт «Открыть базу данных », указать папку, в которой она хранится, и нажмите OK .
После создания или открытия базы данных на экране Access появляется окно базы дынных.
Для выхода из Access необходимо выбрать Файл → Выход или нажать Alt+F4 .
Работа с таблицами
Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией. В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.
После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.
При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).
Создать таблицу можно несколькими способами:
Путем ввода данных,
С помощью мастера,
В режиме конструктора.
Создание таблицы в режиме конструктора:
В окне БД выберите вкладку Таблицы → «Создание таблицы в режиме конструктора»;
В «Конструкторе» укажите Имена полей (заголовков столбцов), выберите Тип данных для каждого поля, укажите свойства полей;
Если при задании полей таблицы Вы не задали ключевые поля, то при первом сохранении таблицы выводится приглашение задать их.
Окно таблицы в режиме конструктора:
Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.
Имя поля может содержать буквы, цифры и пробелы.
Тип данных позволяет наложить ограничения на вводимые данные. Выбирая тип данных какого-либо поля, Вы сообщаете Access, какого вида данные Вы хотите хранить в этом поле.
Типы данных в Access
| Тип данных | Может содержать | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текстовых и числовых значений, например, адреса. | До 255 символов |
| Поле MEMO | Длинный текст, например, примечания или описания | До 64 000 символов |
| Числовой | Числовые данные. Конкретный числовой тип определяется значением свойства «Размер поля». | Байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой. |
| Дата / время | Значения даты или времени | 8 байт |
| Денежный | Денежные значения. Тип "Денежный" позволяет проводить вычисления без округления значений. | 8 байт |
| Счетчик | Уникальные последовательные (с шагом 1) или случайные номера, автоматически вставляемые при добавлении записи. | 4 байт |
| Логический | Поля, которые могут иметь только одно значение из двух, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. | 1 бит (8 бит=1байт) |
| Поле объекта OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, фотографии, рисунки, звукозапись или другие данные), созданные в других приложениях. | До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска). |
| Мастер подстановок | Значения из полей другой таблицы или из заданного списка | - |
Свойства поля видны в режиме конструктора таблицы, в нижней его части (см. рис. выше). Они служат для ограничения диапазона вводимых в таблицу данных. Например, для числового поля можно указать будет ли оно "целым числом" или "С плавающей точкой" (вещественным). Для текстового - сколько символов можно ввести в это поле.
Свойства полей
| Свойство поля | Назначение |
| Размер поля | Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля. |
| Формат поля | Отображает даты и числа в указанном формате, например используется числовой или денежный формат. |
| Число десятичных знаков | Отображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат. |
| Маска ввода | Отображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение подходит к маске. |
| Подпись поля | Позволяет указать подпись, которая будет отображаться в заголовке столбца при вводе данных в таблицу. |
| Значение по умолчанию | Автоматически вводит указанное значение во все новые записи. |
| Условие на значение | Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле. |
| Сообщение об ошибке | Можно ввести текст сообщения, который будет отображаться при вводе неправильных значений (например, на поле наложено ограничение, что оно может содержать только числа, а мы ввели текст, тогда появится сообщение об ошибке). |
| Обязательное поле | Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение. |
| Пустые строки | Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО - полях. |
| Индексированное поле | Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто используется. |
Microsoft Access 2010 по умолчанию использует расширение формата файлов ACCDB, представленное в Access 2007. Access продолжает поддерживать формат файлов, используемых в более ранних версиях Access. В этой статье объясняется, зачем использовать новый формат файла везде, где это возможно, и почему в некоторых случаях вам может потребоваться использовать формат файлов более ранней версии. Кроме того, вы узнаете, как преобразовать базу данных в новый формат файла.
В этой статье
Новый формат файла (ACCDB)
в Access 2010 используется формат файла, который поддерживает ряд улучшений продукта. Когда вы создаете новую базу данных, база данных по умолчанию использует новый формат файла и получает расширение ACCDB.
Вы должны использовать новый формат файла, когда это возможно, так как он поддерживает новые функции, такие как многозначные поля и вложения. Кроме того, если вы хотите преобразовать базу данных рабочего стола в веб-базу данных с помощью служб Access, файл базы данных рабочего стола должен быть в формате ACCDB.
Однако новый формат файла нельзя открыть или связать с более ранними версиями Access, поэтому он не поддерживает репликацию и не поддерживает защиту на уровне пользователей. Если вы хотите использовать базу данных в более ранних версиях Access или хотите использовать репликацию или безопасность на уровне пользователя, необходимо использовать формат файлов более ранней версии.
Возможности, предоставляемые форматом файлов ACCDB
Веб-публикация с помощью служб Access
Если у вас есть сервер, на котором запущены службы Access, компонент SharePoint Server, вы можете опубликовать в Интернете формат ACCDB, суибжект с некоторыми ограничениями совместимости. Некоторые функции разработки и парадигмы отличаются для веб-баз данных, чем для настольных баз данных - некоторые из них нельзя опубликовать в Интернете, не внося изменений в структуру.
После публикации базы данных в Интернете вы по-прежнему можете открыть ACCDB-файл, чтобы внести изменения в структуру, а затем синхронизировать эти изменения с опубликованной версией. Пользователи могут использовать опубликованную веб-базу данных в браузере без установки Access.
Многозначные поля
Предположим, вам нужно назначить задачу одному из ваших сотрудников, но решить, что вам нужно назначить ее нескольким людям. В Access 2010 можно создать Многозначное поле, в которое можно выбрать имена сотрудников или ввести их в поле.
Когда вы установите флажки рядом с флажками, выберите нужные параметры. Выбранные сотрудники будут храниться в многозначном поле и разделяться запятыми (по умолчанию) при отображении.
Идея в многозначных полях - это возможность легко выбирать и хранить несколько выборов, не создавая более сложное проектирование базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с Microsoft SharePoint Foundation, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.
Тип данных "вложение"
Новый тип данных вложения позволяет хранить все типы документов и двоичных файлов в базе данных без чрезмерного увеличения физического размера базы данных. При необходимости вложения автоматически сжимаются, чтобы максимизировать использование места. Вы можете прикрепить документ Word к записи или сохранить серию цифровых изображений. Вы даже можете сохранить несколько вложений, вложенных в одну запись.
Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook
В прошлом доступ к файлам в формате MDB был заблокирован SharePoint или Outlook из-за того факта, что небезопасный код можно включить в базу данных Access. Access 2010 позволяет проверить, является ли этот код надежным или неактивным. Это делает возможным более полную интеграцию баз данных Access с SharePoint и Outlook.
Отслеживание истории полей с полями MEMO
Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Начиная с Access 2007, вы можете настроить свойство (аппендонли ), которое заставляет Access сохранить историю всех изменений, внесенных в поле MEMO. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в Windows SharePoint Services 3.0, чтобы можно было использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, которое хранится в списке SharePoint (при условии, что в поле установлен флажок Добавить в существующий текст , для которого задано значение Да ).
Улучшенное шифрование
Вы можете указать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При использовании Access 2007 и файла, в котором используется новый формат файла, Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Кроме того, можно использовать сторонние средства шифрования.
Формат файлов более ранней версии (MDB)
Версии Access, предшествующие Office Access 2007, поддерживают форматы файлов, использующие расширение. mdb. В Access 2010 вы можете открывать MDB-файлы. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в Access 2010, как обычно. Однако вы не можете использовать новые функции, для которых требуется формат ACCDB.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97, то при первом запуске в Access 2010 Access позволяет обновить базу данных до формата файлов, установленного по умолчанию (обычно это формат файла. accdb), если вы или администратор не установили c зависла в параметре). Если вы не планируете использовать базу данных в более ранних версиях Access, чем Access 2007, и вы не будете предоставлять доступ к базе данных другим пользователям, использующим более ранние версии Access, чем Access 2007, а также не использовать репликацию или безопасность на уровне пользователей, вы следует обновить файл базы данных до нового формата ACCDB. После того как вы обновите базу данных до ACCDB, вы больше не сможете открывать базу данных с помощью более ранней версии Access, чем Access 2007.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97 и вы не можете обновить его до формата ACCDB, вы не сможете вносить изменения в структуру. Вы можете просматривать объекты и вносить изменения в свои данные с помощью Access 2010, но вы не можете вносить изменения в структуру.
Преобразование в новый формат файла
Чтобы явным образом преобразовать базу данных Access в новый формат ACCDB, необходимо сначала открыть базу данных, а затем сохранить ее в формате ACCDB.
Важно: Ниже описана процедура для файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Сначала откройте базу данных.
Откройте вкладку Файл .
Открыть .
В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую вы хотите преобразовать.
Теперь преобразуйте базу данных:
Откройте вкладку Файл .
В левой части экрана нажмите кнопку общий доступ .
В правой части диалогового окна типы файлов баз данных нажмите кнопку база данных Access .
Копия базы данных создается в формате ACCDB.