Давайте для начала разберемся в понятии «Корпоративный портал». Слишком часто его путают с «Корпоративным сайтом», но надо четко понимать разницу. Википедия говорит нам:

Корпоративный сайт - это интернет ресурс, содержащий полную информацию о компании, её услугах/продукции, событиях в жизни фирмы, историю развития и многое другое.

Однако:

Корпоративный портал - это веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам доступ к корпоративным данным фирмы.

Другими словами, корпоративный портал - это ваш «виртуальный офис», который позволяет вашим сотрудникам обмениваться информацией, документами, добавлять, изменять, удалять, а главное совместно работать. Но это в общем смысле.

На деле корпоративные порталы снабжают разнообразным специфическим функционалом под потребности бизнеса. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают индивидуальный и уникальный корпоративный портал для работы(но это мягко говоря не дешево), а можно взять готовое решение и настроить его под свою специфику.

Зачем нужен корпоративный портал?

Зачем Вам, владельцам компаний, это нужно. Давайте разберем, какую пользу несут корпоративные порталы?

Первое - это мы получаем систему хранения и систематизации всей важной информации о клиентах . Мы контролируем входящие заявки клиентов. Если по проще, то к вам поступают письма, звонки, заявки с сайта, сообщения в социальных сетях и мессенджерах. Это могут быть заявки от ваших новых или существующих клиентов, предложения от ваших поставщиков и партнеров. (Все это имеет название ЛИДы). Для начала все эту информацию нужно собрать, сохранить и желательно классифицировать. Затем проанализировать и использовать, например для выявления наиболее эффективных рекламных площадок.Битрикс24 автоматически собирает все ЛИДы из разных источников в единую базу: собираются ЛИДы из корпоративных почт, системы «открытые линии», из телефонных звонков, чатов и веб форм ваших сайтов и вообще куча всего (расскажу об этом в других статьях).

Зачем? Для того что бы у ваших сотрудников перестала болеть готова когда они вспоминают через что общались с клиентом Вайбер, Почта или Онлайн консультант на сайте. Ваши сотрудники имеют доступ к этой информации из любого места где есть интернет, они могут войти в портал даже с телефона. На компьютер не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО, у сотрудника рабочий день начнется просто - пришел, сел за стол, подключился к корпоративному порталу и все, он готов работать. Все ваши сотрудники (даже если они работают в разных офисах) могут получить оперативный доступ к информации и общаться между собой.

Второе - по порядку, но не по важности для вашей фирмы, а именно для отдела продаж - это система управления взаимоотношениями с клиентами - CRM . То есть после того как пришла заявка вашему менеджеру необходимо выполнить ряд действий прежде чем клиент заплатит.

Например: Вы туристическое агентство. Вам пришла заявка с сайта «Хочу в Турцию» Ваш менеджер должен связаться с клиентом и уточнить информацию (Фио клиента, на какие даты ему нужен тур, сколько человек поедет, сколько звезд должно быть у отеля и тд). Затем он должен сформировать коммерческое предложение (возможно не одно), отправить его клиенту.

Желательно поставить себе напоминалку через 4 дня «Перезвонить Павлу Семеновичу и узнать какой тур он выбрал». Если клиент сопротивляется, то дать ему скидку до 10%. Если же на все согласен, то составить и выслать ему договор, страховку и счет. В завершении необходимо сохранить копии подписанных документов и дождаться оплаты.

Такого рода последовательность действий в компании называется «Бизнес-процесс». Таких процессов у вас на самом деле очень много и хорошо бы чтоб часть из них была бы автоматизированна (к примеру формирование документа Коммерческое предложение)

Зачем вам нужна CRM? Для того что бы не потерять ни одного клиента (вы даже не представляете сколько вы их уже потеряли просто из-за того, что менеджер вовремя не перезвонил). Для того чтобы не учить нового менеджера как работать, а что бы он четко понимал, что ему делать. Для того что бы у вас была полная информация о клиенте и вы смогли на её основании что-то например допродать. Что бы когда увольняется сотрудник вы смогли легко передать его клиентов другому менеджеру, так как у вас храниться вся история работы с этими клиентами. Зачем вам нужна автоматизация Бизнес процессов? Тут все просто. Если многие рутинные действия выполняются автоматически, то ваши сотрудники не тратят на это время, то работать получается быстрее и они могут обработать больше клиентов и оперативнее отвечать им (по сравнению, например, с вашими конкурентами). А это выгодно и с точки зрения продаж и с точки зрения общего имиджа компании.

Третья - это систем управления задачами и проектами . Любое даже скромное дело состоит из задач и подзадач, которые нужно поручить определенным лицам и завершить до определенного времени. Часто повторяющиеся последовательности, такие как выставления счетов на оплату или последовательное утверждение договоров или согласование со всеми руководителями заявления на отпуск, могут быть автоматизированы. От корпоративного портала при этом нужно требовать удобного и интуитивно понятного (наглядного) интерфейса для управления и контроля всех задач, распределение ролей в задачах (Кто ответственный? Кто помогает? Кто просто наблюдает?), простой контроль сроков задач с напоминаниями, группировка задач по проектам, наличие регулярных задач, которые ставятся, например, раз в месяц или в квартал.

Зачем? Если вы занимаетесь чистыми продажами, данная система может ускорить внутренние процессы фирмы (например, задача в отдел обеспечения на закупку канцелярских принадлежностей или задача в IT отдел на установку монитора новому сотруднику и т.д.). Если же вы фирма-производитель, то есть вы выпускаете некий продукт (материальный или программный), то вам такая система нужна как воздух. От того на сколько ваших сотрудников удобно пользоваться системой управления проектами напрямую зависит ваш доход. И вообще без нее вы утонете в липких желтых бумажках, нарядах и докладных.

Четвертая . И конечно же заключительный большой блок - Контроль и Аналитика . Чем больше становится компания, тем сложнее контролировать сотрудников. Вы должны иметь возможность получить статистику по эффективности каждого сотрудника. Сколько звонков? Сколько выполненных задач? Сколько сверхурочных часов?

Так же ваши руководители отделов должны иметь возможность анализировать работоспособность отдела. Пока вы не можете посчитать эффективность работы компании в цифрах, вы не можете развиваться. Корпоративный портал в свою очередь должен позволять строить отчеты по самым разнообразным параметрам и делать это просто и наглядно.

Зачем это Вам? Для улучшения трудовой дисциплины в первую очередь. Сколько времени сотрудник проводит на работе? Насколько эффективно он работает? Какой процент его заявок становятся вашими клиентами? Во вторую очередь для выявления тонких мест. Порой вы даже не знаете на каком этапе тормозиться реализация проектов и продаж. Ну и в-третьих, для определения стратегии развития вашей фирмы. Но тут есть нюанс - вся аналитика в корпоративном портале актуальна только тогда, когда весь необходимый персонал работает через него.

Кому и когда?

Кому нужен корпоративный портал? Практически любая сфера деятельности (торговля, производство, медицина, оказание услуг и тд), так или иначе создает вокруг себя информационную систему. Например, все менеджеры отдела продаж получают заявки по телефону и почте. Между собой обмениваются информацией через Скайп. Утверждают договора и заявления с начальством в бумажном виде. В производственный отдел попадают наяды тоже в виде бумажек. Напоминали и списки задач каждый хороший сотрудник носит у себя в телефоне. А база клиентов в лучшем случае в 1Ске с которой не каждый может работать, в худшем случае, но часто база вообще в табличках Excel. А начальники отелов носят вам отчеты с непроверяемыми данными. Если вы в этих примерах узнаете себя и свою компанию и понимаете почему это плохо, то Корпоративный портал Вам нужен и вы готовы к его внедрению.

И страшнейший вопрос, когда он нужен и с чего начать? Начать нужно с выявления, фиксирования и стандартизации самых важных для вашей компании бизнес процессов. Скорей всего сейчас у вас каждый выполняет работу не по какой-то общей инструкции, а так как он умеет и как у него получается (пусть и не всегда хорошо), поэтому вам нужно написать, а желательно нарисовать блок-схемы всех важных бизнес процессов компании. Почему это нужно сделать до внедрения корпоративного портала? Просто если этого не сделать, то все повториться вновь, и ваши сотрудники будут работать «кто в лес, кто по дрова». А как при такой схеме работы внедрить и обучить нового человека? Никак. Поэтому стандартизация бизнес процессов в первую очередь, потом инструкции по работе с порталом, и только тогда можно устанавливать корпоративный портал.

Корпоративный интранет-портал - это единое виртуальное информационное пространство компании, проще говоря - вся внутренняя жизнь организации на одном сайте. К «секретному» ресурсу имеют доступ исключительно сотрудники и руководство компании. Внедрение в рабочие процессы этого инструмента увеличивает не только производительность труда. Создав интранет-портал, компания значительно ускоряет свои бизнес-процессы. Портал Rabota.ru решил поинтересоваться, какую информацию содержат интранет-порталы крупнейших российских корпораций.

Компании, принявшие решение в пользу создания корпоративного интранет-портала, значительно увеличивают эффективность работы своего персонала, ведь при помощи этого инструмента буквально за считанные секунды вся необходимая информация становится доступной сотрудникам, что, в свою очередь, существенно экономит время.

Единое информационное пространство - это удобное рабочее поле с широким спектром функций. В интранете, помимо сведений обо всех работниках (фотографии, должности, названия отдела, в котором трудится специалист, номера рабочего телефона, электронной почты), содержатся доступные для всех новости компании, справочная информация - номера телефонов всех подразделений и отделов, информация об открытых вакансиях, о днях рождения сотрудников и знаменательных датах. Кроме того, интранет может содержать различные фотоотчеты о мероприятиях, маркетинговые планы организации. В нем могут размещаться шаблоны оформления документов (например, заявления на отпуск) и инструкция по их заполнению, образцы деловых писем и т. д.

Разумеется, содержание внутреннего информационного ресурса не ограничивается приведенным списком. Мы решили узнать у представителей ведущих компаний о функционале и содержании их интранет-порталов.

Кейс 1. LG Electronics RUS

Александр Карпов, директор по персоналу LG Electronics RUS:

«Главная цель интранет-портала нашей компании - создать максимум возможностей для любого сотрудника получить важную для него информацию.

Информационную открытость мы рассматриваем как важнейший элемент нашей корпоративной культуры, как безусловно необходимое условие для формирования доверия между сотрудниками и компанией.

Цели, которые преследуют руководители, помимо описанной выше общей цели формирования доверия, состоят в устранении внутренних информационных барьеров, обеспечении беспрепятственного и оперативного доступа к информации и повышении скорости и качества коммуникаций для решения любых вопросов - как производственных, так и социальных.

Наше интранет-пространство формирует некую общую для всех сотрудников среду, виртуальное пространство, которое адекватно и полно отражает реалии компании. Задачи, решаемые этим пространством, очень многогранны и постоянно расширяются по мере развития технологий и нашего понимания возникающих дополнительных прикладных возможностей.

Многие процессы, которые раньше было сложно или невозможно реализовать из-за трудоемкости и издержек потери информации, теперь стали частью нашей привычной производственной жизни. Приведу несколько примеров. На заводе работает около 3000 человек из десятков населенных пунктов. Обеспечить их доставку на работу и с работы нам помогает созданная на портале система заказа транспорта, через которую каждый сотрудник прямо со своего рабочего места бронирует себе место в корпоративном автобусе. Другой пример. На портале любой работник может почитать новости компании в корпоративном блоге, а также высказать свое мнение по насущным вопросам на форуме. Ежеквартально мы выбираем и награждаем лучших сотрудников. Портал сделал этот процесс максимально открытым, демократичным. Каждый специалист может узнать, каких выдающихся результатов добился претендент, и проголосовать за наиболее достойного кандидата. Есть на портале и каталог нашей заводской библиотеки, в которой уже более 500 книг. Каждый работник может заказать интересующее его издание. Обращение за поддержкой наших IT-специалистов тоже происходит через портал. Мы придаем очень большое внимание мнению клиентов о нас и нашей продукции. Для многих подразделений клиентами являются другие подразделения. И ежеквартально через портал происходит оценка качества услуг, предоставляемых внутренним клиентам. Через портал мы оцениваем вовлеченность сотрудников. На сайте также размещен наш заводской фотоальбом - в нем можно посмотреть, например, фотографии строительства завода в 2005 году, фото нашего традиционного майского спортивного фестиваля, фото, запечатлевшие участие наших сотрудников в Днях донора, или фото, предоставленные нашими сотрудниками на заводской фотоконкурс. На портале размещены описания всех действующих политик и процедур, которые касаются каждого специалиста, формы и бланки всех стандартных документов. И это далеко не полный перечень того, для чего мы используем наш внутренний сайт. И количество таких ресурсов и сервисов постоянно увеличивается.

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала - это, как я уже сказал, возможность мгновенно получать любую важную информацию как производственного, так и социального характера. Это формирует у сотрудников чувство причастности, вовлеченности в дела компании, ответственности за ее будущее. А эти эмоции мы считаем ключевыми для нашего долговременного развития и процветания.

Как и любой новый канал коммуникации, интранет-портал требует определенной культуры общения. И если все участники такой культурой обладают, то компания получает от портала только плюсы. А культуре общения можно и нужно обучать. И мы это делаем, в том числе с помощью специальных тренингов.

Помимо описанных выше основных сервисов нашего внутреннего сайта, на нем содержится информация о сотрудниках, их контактные телефоны и адреса корпоративной почты. Мы размещаем на портале информацию обо всех открытых на заводе вакансиях, приглашая сотрудников либо сообщить о своей заинтересованности в открытой позиции, либо предложить на вакантную должность кого-то из своих друзей или знакомых. С помощью портала мы информируем сотрудников о возможности приобретения уцененной продукции, проводим ее розыгрыш среди желающих.

В целом же хочу подчеркнуть, что портал является очень мощным инструментом демонстрации всем сотрудникам единства слов и дел компании, уважения компании к сотрудникам, ее стремления создать все условия для того, чтобы каждый ощущал себя членом большой корпоративной семьи».

Кейс 2. УК «Альфа-Капитал»

Юрий Григорьян, директор по управлению персоналом УК «Альфа-Капитал»:

«Учитывая, что интранет постепенно эволюционирует из простого телефонного справочника в мощный "мультифункциональный" рабочий инструмент, то выделить какую-то одну его цель весьма сложно.

С точки зрения корпоративной культуры, цель нашего интранет-портала - это создание единого корпоративного информационного пространства. Здесь все просто. Мы - компания средних размеров, но при этом наши сотрудники работают в крупнейших городах страны от Южно-Сахалинска и Владивостока до Калининграда и Ростова-на-Дону. И иногда получается, что до ближайшего коллеги - расстояние в сотни километров. Если еще добавить, что часть сотрудников работает в имплант-офисах, на территории других организаций, то задача трансляции корпоративной культуры, миссии и ценностей компании без наличия качественного информационного ресурса будет просто недостижимой. Вот и первая рабочая цель - внутренний сайт позволяет каждому сотруднику ощущать себя частью единого целого, быть активным участником жизни компании вне зависимости от расстояния до центрального офиса, каждый день из различных рубрик проникаться идеей компании.

С точки зрения нашей ежедневной работы, интранет полностью решает вопрос внутренних коммуникаций - это и удобный телефонный справочник с фотографиями коллег, выполняемыми функциями, интересами, и расширенная библиотека документов, информация о новых сотрудниках, днях рождения, календарь отсутствий, многочисленные чаты и форумы, внутренняя программа обмена информационными сообщениями и, конечно, новостной блок. Как мы видим, спектр и направленность коммуникативной составляющей - широкие, что позволяет эффективно решать задачи по внутренним коммуникациям любого уровня сложности.

Главное - это единый инструмент трансляции миссии и корпоративных ценностей компании. Далее полностью решается вопрос создания эффективных внутренних коммуникаций, то есть мы именно управляем информационными потоками, что позволяет их постоянно изменять под актуальные бизнес-задачи. Среди других целей внутреннего сайта: создание и управление рабочими группами, причем здесь нет ограничений по темам - это и группа по оптимизации процессов, и футбольная команда. Но основная цель - создание профессиональных сообществ внутри компании, информационное обеспечение всем спектром инструментов и документов любого сотрудника (от стандартов выполнения работы до клиентских презентаций и тарифов), что особенно актуально для новичков. На внутреннем портале мы создали библиотеку всех документов и сопроводили каждый из них памяткой по заполнению. Например, если вы хотите написать заявление на отпуск - находите в перечне документов трудовые документы, выбираете рубрику "Заявления", открываете нужный вам шаблон, а к нему уже приложена инструкция по заполнению. Также с помощью интранета мы вовлекаем сотрудников в корпоративную жизнь через проведение различных опросов, конкурсов и т. д.

Преимуществ у интранета много, но главное из них - это качественно другой уровень внутренних коммуникаций, что, безусловно, сильно облегчает решение многих как ежедневных, так и стратегических задач. А если идти дальше, то уровень развития внутренних коммуникаций напрямую коррелируется с уровнем развития корпоративной культуры компании, отражает ее подлинные интересы и приоритеты. Как пользователь этой системы, могу сказать, что открываю преимущества каждый день. При этом каждый раз говорю: "Как хорошо, что у нас есть интранет". И несмотря на то, что с момента внедрения прошло более года, посещаемость портала растет. Мы начинали с того, что внутренним сайтом пользовались 50% сотрудников. Благодаря постоянной работе с конечным пользователем мы довели эту цифру до 90%-95%.

Вот уже несколько лет рост популярности внутрикорпоративных СМИ продолжает оставаться одним из самых актуальных признаков развития корпоративной культуры. Все больше компаний рассматривают варианты не только печатных изданий, но и электронных. И этот выбор год от года становится все осмысленнее.

Как отмечает Руководитель проектов в сфере внутрикорпоративного PR ЦКТ «PRопаганда» Елена Улина, наиболее значительный сдвиг в развитии интранет-сайтов и корпоративных порталов сейчас наблюдается в банковском и финансовом секторе.

Пришло понимание того факта, что без полноценного информационного обмена внутри организации невозможна ее эффективная и результативная работа. Большинство сотрудников банков и прочих финансовых структур в основном работает за компьютером, а в этом случае, именно интранет-сайты и корпоративные порталы являются наиболее действенными и доступными инструментами внутренних коммуникаций.

Корпоративную культуру можно и нужно изменять, развивать и улучшать. Общая идея объединяет людей, делает их соратниками. Добрые отношения и культура поведения - залог конкурентоспособности и эффективности компании. На смену общепризнанным нормам, таким как иерархия, дисциплина, послушание, приходят другие: команда, профессионализм, творчество, самореализация личности. Важно, чтобы интранет-сайт появился в организации на достаточно ранней стадии развития. И точно должен быть у компании, которая существует более года, даже если в ней работает всего несколько десятков
человек.

Создание корпоративного портала - задача достаточно сложная и неоднозначная, для нее не существует универсального решения. «Корпоративный сайт - тот случай, когда для решения задачи требуется интегральное усилие команды специалистов», - считает Марк Кукушкин, один из наиболее авторитетных в России консультантов по управлению и организационному развитию, директор компании «Тренинг-бутик».

Однако на практике перед огромным количеством компаний и руководителей различного уровня стоит задача достаточно быстрого запуска корпоративного информационного портала. В основном, конечно, это головная боль кадровой службы.

В любой компании, на любом предприятии, будь то какое-либо производство или офис, основные задачи HR-службы в основном одни и те же, только решаются они везде по-разному.

Эти задачи можно разделить на несколько основных направлений:

• Поиск и подбор сотрудников.
• Адаптация новичков.
• Информирование.
• Мотивация.
• Профессиональное обучение, развитие и оценка персонала.
• Обеспечение обратной связи.
• Командообразование и поддержание корпоративной культуры.

Поиск сотрудников
При огромном разнообразии методов поиска найти действительно хорошего специалиста, который подойдет вашей компании и профессионально и психологически, до сих пор очень непросто.

Достаточно эффективным инструментом в решении этой задачи может быть интранет-сайт. Список актуальных вакансий можно выложить на отдельную страницу вакансий и регулярно обновлять. Это даст двойной эффект. Во-первых, любой сотрудник, увидев вакансию, может предложить ее своим друзьям и знакомым и, соответственно, рекомендовать их компании. А человек, пришедший по рекомендации, все-таки значительно надежнее и предсказуемее, чем просто пришедший «с улицы».

А во-вторых, сам сотрудник компании, заинтересовавшись, может попробовать себя на эту должность. И в этом случае мы решаем сразу две задачи - закрываем нужную нам вакансию, и хороший специалист, достигший потолка в своем отделе или чем-то недовольный, не будет потерян для компании, а, наоборот, будет эффективен на новом поприще.

Адаптация
После того, как новый сотрудник пришел в компанию, ему надо не только рассказать о его обязанностях и правах, но и о самой компании, ее истории, традициях, целях, о коллективе, в котором он будет работать. А также познакомить коллектив с новым коллегой.

Корпоративный портал, пожалуй, лучший и уж точно самый удобный помощник в решении этой задачи. Во-первых, именно на внутреннем сайте можно разместить максимальное количество информации о компании, в том числе и закрытую, которую невозможно разместить на внешних ресурсах. Это могут быть корпоративные ценности, стратегические цели всей компании и отдельных департаментов, информация о штрафах и поощрениях, внутренние процедуры, портретная галерея руководящих лиц
и т.д.

Во-вторых, на интранет-сайте возможно размещение всей внутренней документации, необходимой как для оформления нового сотрудника (анкеты, должностные инструкции и т.д.), так и для повседневной работы компании - приказы, бухгалтерские формы, шаблоны заявок.

И, наконец, в-третьих, интранет-портал дает прекрасные возможности по введению нового сотрудника в коллектив. В первую очередь, этому способствует размещение персональной информации обо всех сотрудниках, в которой отражаются не только контактные данные - телефоны и e-mail, но и фотография, и личная информация - например увлечения и хобби. В большой компании такая система реально облегчает жизнь, особенно новым сотрудникам.

Информирование

Издание любого приказа, объявления, инструкции требует одновременного донесения информации до всех заинтересованных лиц, а то и до всего коллектива. Причем иногда бывает, что информация должна быть доведена до сотрудников достаточно срочно, например, в течение нескольких часов. Как быть? В этой ситуации Интранет буквально спасает нас, предоставляя целый ряд возможностей массового оповещения:

• Новостные электронные рассылки. Письмо точно дойдет всем, у кого есть e-mail, и все точно его прочитают. Чем рассылка через интранет-портал отличается от обычной e%mail рассылки? Тем, что объем информации может быть неограничен - в письме вы даете только анонс новости и ссылку - полная информация находится на портале.
• Размещение новости/объявления на главной странице интранет-сайта. Как показывает статистика, 99% сотрудников как минимум 2 - 3 раза в день заходят на сайт, хотя бы для того, чтобы узнать чей-то телефон или e-mail, а у многих страница с поиском контактов открыта постоянно.

Источник официальной информации о компании. Портал предоставляет прекрасную возможность одновременно оповестить всю компанию о кадровых перестановках, новых назначениях.

Обучение, развитие и оценка персонала

И здесь корпоративный портал, приходит на помощь:

• Анонсы внешних и внутренних семинаров и тренингов, на которые компания хотела бы отправить своих сотрудников.
• Интернет-библиотека - каталог профессиональной литературы в электронном виде.
• Бизнес-игры - поданный в игровой форме материал на определенную тему, например, о новом продукте, с последующей он-лайн проверкой знаний сотрудников.

Мотивация сотрудников и формирование корпоративной культуры Пожалуй, стоит объединить эти две задачи, т.к. наличие высокой корпоративной культуры в компании уже само по себе может быть неплохим мотивом для работы в ней.

Как выявили исследования последних лет, не только размер заработной платы является основным критерием в выборе компании. Психологический климат, забота о сотрудниках, наличие корпоративных мероприятий - все это достаточно сильно влияет на решение работать в компании, а в некоторых случаях может удержать сотрудника от ухода из компании.

Как же интранет-сайт может помочь компании решить эти вопросы?

• На страницах интранет-издания можно размещать обращения руководителей к сотрудникам - видение приоритетов, комментарии важных событий. Особенно это важно в кризисных ситуациях.
• Организация регулярных интервью с ключевыми сотрудниками. Подобные интервью позволяют человеку почувствовать свою значимость и причастность к достижениям и успеху компании.
• Репортажи, фотоотчеты с корпоративных мероприятий, разнообразные конкурсы для сотрудников.

Обратная связь
Корпоративный портал является интерактивным инструментом, позволяющим организовать эффективный обмен информацией в компании. Не только руководство может обратиться к коллективу, но и любой сотрудник может через газету высказать свое мнение или уточнить какую-либо информацию. Для этого в интранет-порталах предусмотрены следующие инструменты:

• Анкетирование - прекрасный инструмент для отдела кадров.
• Форум - неформальное общение, обмен мнениями, с которыми может познакомиться и руководство.
• Частные объявления.

Преимущества интранет-сайта перед другими внутрикорпоративными СМИ Мы рассказали лишь о нескольких способах решения HR-задач при помощи внутрикорпоративного портала, теперь давайте посмотрим, насколько интранет-сайт выгодно отличается от других видов внутрикорпоративных СМИ:

Неограниченность географии компании.

• Большой объем информации, доступный всегда и всем.
• Возможность разделенного доступа (например, информация, доступная руководству или техническим специалистам, недоступна
  остальным сотрудникам).
• Ежедневное обновление.
• Экономия времени и средств в отличие от печатного издания (верстка, полиграфия).
• Экономия человеческих ресурсов на обслуживание (1-2 человека).

Хотите попробовать все вышеперечисленные достоинства Интранета на вкус? Спешите участвовать в конкурсе «Моя компания - мой Интранет!».

Конкурс на лучший Интранет-сайт России!

25 августа стартовал интерактивный конкурс на создание внутрикорпоративного сайта - «Моя компания - мой Интранет!», который продлится 2 недели и завершится 7 сентября. Конкурс проводится на лучший проект интранет%сайта, реализованный на базе RBC MyIntranet-решения компании РБК СОФТ. К 17 сентября Жюри выберет проект-победитель, автору которого и будет присужден главный приз - лицензия на бесплатную установку системы RBC MyIntranet. А авторы лучших проектов получат сертификаты со скидкой на приобретение продукта.

Это первое интерактивное мероприятие подобного формата, когда конкурсанту нужно не представить уже готовый интранет-сайт своей компании, но самостоятельно придумать и разработать внутрикорпоративный ресурс, идеально отвечающий требованиям и нуждам собственной компании. Поэтому оказать информационную поддержку вызвались не только интернет-СМИ, но и профессионалы в области кадрового консалтинга и Public Relations, такие как: журнал «Управление персоналом», интернет-портал Adworker.ru, кадровый холдинг АНКОР, агентство Feld Partners Public Relations, компания HeadHunter, консалтинговая группа «Полилог», портал SuperJob.ru, издательство «Альпина Бизнес Букс», журнал «Корпоративная Культура», компания «Тренинг Бутик».

Подробную информацию и условия участия вы можете найти на официальном сайте конкурса http://www.myintranet.ru/ru/competition/

Материал написан при участии членов Жюри конкурса «Моя компания - мой Интранет!» и специалистов РБК СОФТ.

В конце июня в рамках конференции Best Intranet Russia 2014 прошла 3-я выставка интранет-порталов INTRANET BENCHMARKING, в которой принимал участие внутренний сайт Mail.Ru Group. По итогам конференции хотелось бы сформулировать основные тенденции в развитии корпоративных сайтов, описать их основные черты и рассказать про наш портал. В начале статьи представлено краткое описание выставки, а оставшаяся часть статьи посвящена описанию современного интранет-портала с примерами из интранета Mail.Ru Group.

Интранеты, представленные на выставке, - это либо портал, либо полноценная социальная сеть с объединением сотрудников в группы, отправкой сообщений и написанием новостей через статусы. Также хочется отметить, что большинство представленных компаний разрабатывают сайт на аутсорсе и лишь немногие держат в штате отдельную команду разработчиков, специально выделенных под интранет.

Согласно номинациям, заявленным в конкурсе интранет-порталов, внутренний сайт должен отвечать на 3 главных вопроса:

1. Как интранет реализует корпоративные принципы?
2. Как интранет помогает улучшать коммуникации в компании?
3. Как интранет автоматизирует функции HR-отдела?

Выделенные в развитии корпоративных порталов тренды:

1. Необходимость мобильной версии / мобильного приложения.
2. Лента последних событий на главной странице портала.
3. Диалог с топ-менеджерами - многие компании в том или ином виде подключают топ-менеджеров к активностям в интранете.

1. С чего все начиналось

Давайте вспомним, как выглядел интранет в компаниях 10-15 лет назад. Тогда были распространены общие папки, в которых лежали файлы с телефонами, списками сотрудников, бланки документов и другая информация. Переносить внутренние документы в интранет догадывались немногие, особенно по причине сложности - тогда интранет-технологии были в диковинку. Даже крупнейшие корпорации представляли данную сферу в несколько ином виде. Развитие шло по пути создания Windows-домена, чтобы учётные записи хранились на сервере компании, совместного доступа к документам опять же на тех общих папках, корпоративной почты. Технологически развитие шло в сторону использования специализированных приложений (например, Outlook), работающих на пользовательских компьютерах.

Чуть позже веб начинает плотно входить и во внутреннюю работу компаний. Появляются внутренние веб-почты, выделенные планировщики задач. Создание интранет-порталов начинается, как правило, с одного или нескольких следующих блоков:

• телефонная книга сотрудников компании и отделов;
• страничка с бланками документов;
• корпоративные новости;
• общие документы (приказы, регламенты).

Затем, по мере необходимости, интранет начинает приобретать новые функции, в компании появляются сотрудники, ответственные исключительно за эту часть корпоративной жизни. Чем крупнее компания, тем больше функций у неё интранет-портал. Он ускоряет развитие корпоративной культуры, облегчает адаптацию новых сотрудников, экономит время на поиск информации о внутренней структуре компании, облегчает коммуникации.

Внутренний сайт для сотрудников компании Mail.Ru Group появился в 2000 году, и уже через год он был переписан, причем в разработке участвовал будущий генеральный директор Mail.Ru Group Дмитрий Гришин . Изначально это был примитивный таск-трекер с контактными данными сотрудников, но со временем он вырос до большого портала. Сейчас в нем есть интеграция с другими корпоративными системами (например, кадровая бухгалтерия) и системами поддержания работы офиса (возможность звонить на рабочие и мобильные номера сотрудников прямо из интранета, график загруженности парковки на текущий день, меню в ресторане на сегодня и другие).

2. Функции современного корпоративного портала

Интранет - это большой инструмент, который позволяет решить достаточно большой круг задач. В зависимости от роли сотрудника в компании, каждый находит в нем свое место и пытается автоматизировать свою работу. Для большинства сотрудников – это, в основном, получение информации о жизни компании, жизни в офисе, а также коммуникации (объявления, блоги, обсуждение идей). Для отдела персонала – это ведение карточек сотрудников, автоматизация подачи заявок на справки, отпуска, ведение разделов с документами, вакансии и многое другое. Для административного отдела – это, например, автоматизация заказа пропусков, бронирование переговорных комнат.

Корпоративный портал в настоящее время представляет собой, как правило, не самостоятельный сайт, а совокупность нескольких продуктов - это таск-трекер, система работы с документами, ERP-система и другие. Поэтому очень важно, чтобы он мог взаимодействовать с другими системами, предоставляя свое API. На нашем портале реализована интеграция с SAP, Jira, контрольно-пропускной системой в офисе, разделом вакансий на корпоративном сайте corp.mail.ru

Ниже мы приводим описание собирательного образа современного корпоративного интранета с примерами из портала Mail.Ru Group с надеждой, что он подскажет кому-то направления развития интранет-порталов, а также позволит обсудить уже имеющиеся идеи.

3. Собирательный образ современного корпоративного портала

С точки зрения ролей пользователей в интранете можно выделить обычных сотрудников и сотрудников с расширенными правами (модераторы, администраторы и руководители подразделений). Давайте рассмотрим разделы интранета с точки зрения этих ролей.

3.1 Разделы интранета для всех сотрудников

Глобально все разделы можно разделить на 3 части: информационные разделы, разделы для внутренних коммуникаций и корпоративные разделы, реализующие важные для бизнеса задачи. Рассмотрим каждый тип отдельно.

3.1.1 Информационные разделы

Самой важной страницей портала является главная страница. Это первое, что видит каждый сотрудник, заходя на сайт, поэтому каждая компания размещает тут наиболее важную и актуальную информацию. Чаще всего, это последние новости, объявления, дни рождения сотрудников, блок с последними событиями в других разделах, опросы. Главная страница нашего портала в настоящее время выглядит так:

Следующим информационным разделом, который есть абсолютно у всех, является карточка сотрудника. Она может содержать только имя и фамилию сотрудника с контактными данными, а может представлять собой большую анкету с информацией, где сотрудник сидит в офисе, пометкой, что человек в отпуске (или скоро будет в отпуске), личными интересами, ссылками на профили на различных сайтах. Профиль сотрудника сейчас выглядит так:

Еще одним вполне очевидным разделом, который есть наверняка у многих, является раздел «Проекты», в котором собрана информация о проектах и продуктах компании с контактами руководителей и ответственных сотрудников. Тут можно посмотреть, кто именно занимается проектом, прочитать новости, написать сообщение руководителю об идее для проекта или сообщить о баге.

Другие информационные разделы каждая компания придумывает под свои нужды. Например, у нас одним из популярных разделов является «Новости команды». В нем публикуются приветствия от новых сотрудников, сообщения об изменении должностей, поздравления с прохождением испытательного срока, прощания и напутствия от сотрудников, которые решили покинуть компанию.

Интересным разделом, но пока не реализованным на нашем портале, является раздел «Качество жизни». Он предназначен в первую очередь для сотрудников, у которых компания является первым местом работы. Цель такого раздела - повысить осведомленность сотрудника в некоторых вопросах: путешествия, налоги (вернуть налог за обучение), финансы, здоровье, семья и т.п.

3.1.2 Коммуникации

Разделы, посвященные коммуникациям на портале, более-менее устоялись и выглядят примерно одинаково у всех. Это, как правило, раздел «Идеи», где сотрудник может предложить свою идею по улучшению продукта компании, жизни в офисе, пожаловаться на проблему. Здесь важно обеспечить своевременную реакцию на идеи. Например, у нас это делается так. При добавлении идеи обязательным полем является «категория». У каждой категории есть один или несколько ответственных - это представители подразделений, которые могут взять идею «в работу» или «отвергнуть», написав официальный ответ.

Всего для идей выделено 5 статусов, в которых она может находиться: «Новая», «Рассматривается», «В работе», «Реализована», «Отвергнута». За каждую идею можно проголосовать «за» или «против», причем, если сотрудник еще не определился с выбором, он не видит текущего счетчика голосов. Но, несмотря на это, он может переголосовать позже, если его мнение изменилось.

Сотрудник может подписаться на раздел и получать уведомления о новых идеях, а также можно подписаться на конкретную идею и получать уведомления о переходах статуса и новых комментариях к идее (чтобы не отвлекаться от работы для проверки новых сообщений, к тому же комментарии могут появиться через месяц после публикации идеи). На странице реализована сортировка по рейтингу, дате обновления и количеству комментариев.

Обычно довольно популярен у сотрудников раздел «Объявления». Чаще всего это покупка/продажа, аренда/сдача квартир. Для коллег обычно все продают дешевле или даже отдают просто так. Руководитель проекта Добро Mail.Ru однажды продала подаренную ей кофеварку и перевела полученные деньги на срочные проекты Добра Mail.Ru, а другой устроил аукцион с начальной ставкой 0 рублей за различное железо для компьютера.

Другим, появившемся относительно недавно, но уже успевшим поселиться у многих в интранете, разделом является сервис «Спасибо»: каждый сотрудник может сказать электронное спасибо своему коллеге, написать сообщение или приложить картинку. В среднем в день сотрудники Mail.Ru Group отправляют друг другу 30 благодарностей.

И, конечно же, к коммуникациям относится комментирование объектов на сайте (новости, объявления, идеи, некоторые страницы).

3.1.3 Корпоративные разделы

Корпоративные разделы, как уже было сказано, решают бизнес задачи компании. Поэтому нельзя составить какой-то общий список для всех - каждый сам решает, что для него в данный момент необходимо. Например, это может быть быстрый поиск людей в офисе, который реализован с помощью удобной карты кабинетов. Это особенно актуально, если офис большой и не разделен на кабинеты (openspace).

Сюда также относится раздел «Структура компании», который позволяет посмотреть оргструктуру, сколько людей трудится в каждом отделе, быстро найти контакт нужного человека.

Приведем в пример еще несколько разделов, которые запущены в интранете Mail.Ru Group:

• Раздел обучения, где сотрудник может найти информацию о доступных семинарах и тренингах, записаться на конкретное событие. Также в этом разделе может размещаться календарь конференций, на которые можно отправиться в командировку.
• Обратная связь. Мы разработали собственную платформу для обратной связи, чтобы сделать этот процесс максимально удобным для наших коллег. Сотрудник может ознакомиться с целями мероприятия, заполнить необходимые анкеты, посмотреть и отредактировать цели развития на будущий период.
• Важные контакты - это телефон и почта техподдержки, телефоны секретарей, контакты руководителей отдела персонала и административного отдела.

3.2 Страницы для администраторов/модераторов/руководителей

Помимо обычных пользователей портала, должны быть сотрудники, которые имеют расширенный доступ. В каждом интранете есть разделы, которые требуют модерации, и ответственные модераторы, которые следят за публикуемыми материалами (новости, объявления, фотографии в профиле). На нашем портале очень широко используется система назначения прав, что позволяет удобно и быстро модерировать и обновлять информацию в различных разделах сайта.

Доступ по правам предоставляется не только на редактирование информации, но к определенным сервисам. Например, к составлению бизнес-отчетов.

4. Сервисы на интранет-портале

Рассказывая об интранет-портале, нельзя не упомянуть об отдельных сервисах, которые упрощают сотрудникам некоторые задачи или убыстряют их работу. Это в первую очередь поиск по сотрудникам и по порталу в целом. Особенностью поиска на нашем портале является большой список полей, по которым можно фильтровать. Таким образом, можно найти всех мужчин с телефоном на Android, которые добираются на работу на машине и знают английский язык. Если конечно же они заполнили эту информацию у себя в профиле. :)

К популярным сервисам в интранете относится бронирование переговорных комнат. У нас также реализовано бронирование спортинвентаря (велосипедов и самокатов) и запись к врачу.

Еще одним недавно появившимся и успевшим стать популярным разделом является сервис «Бейджики». Составляется список событий, по которым сотрудник может получить значок. Мы выделили следующие активности: участник технопарка, хабраавтор, участник турнира по игре в «Warface», создание идеи, которая набрала 100, 250 или 500 голосов, написание 100 комментариев на портале, написание комментария, который получил 50 плюсов и другие.

К активно используемым сервисам можно отнести «опросы». Каждый сотрудник может создать опрос, который по желанию можно ограничить на определенную группу людей (по подразделению, городу, группе, проекту). При этом опросы могут быть прикреплены к новостям, объявлениям, записям блога и т.д. Особо важные опросы публикуются на главной странице.

Некоторые интранеты в настоящее время реализуют интеграцию с офисной телефонией, что предоставляет сотрудникам возможность звонить на рабочие и мобильные телефоны коллег прямо с сайта. Также сервисом, связанными с телефонами, является отправка SMS сотруднику со страницы его профиля. Стоит отметить, что одним из трендов развития порталов является создание мобильного приложения сайта, чтобы каждый сотрудник имел доступ к информации на портале с мобильного устройства.

Так как большую часть времени сотрудники проводят за компьютером и активно пользуются порталом, это дает возможность использовать его не только для рабочих целей, но и иногда для развлечений. В частности, можно устраивать различные интересные акции по праздникам или просто так. Это позволяет привлечь большее количество участников, в отличие от оффлайн мероприятий, так как каждый может принять участие в удобное для него время и вернуться позднее, если в данный момент есть какие-то важные дела.

Самыми запоминающимися мероприятиями у нас были следующие:

На нашем портале также реализованы следующие сервисы для получения информации об офисе:

• Информация о загруженности парковки.
• Трансляции с видеокамер в офисе. Есть две доступные камеры - это спортзал и ресторан.
• Меню столовой. Реализован раздел, в котором выкладывается меню из столовой на каждый день, при этом можно собрать свой обед и посмотреть количество калорий, цену. Также есть возможность оценить каждое блюдо по 5-бальной системе.

5. Заключение

Подводя итог статьи, хочется отметить, что в настоящее время компании стараются использовать корпоративные системы для решения не только административных вопросов и упрощения коммуникаций внутри компании. Корпоративные сайты выходят на новый уровень, когда они полностью интегрируются в жизнь сотрудников. И никого не удивляет, что, нажав на телефонный номер на страничке в браузере, рабочий телефон активизируется и набирает номер коллеги. Дальнейшим шагом для развития является разработка удобного мобильного приложения, к которому будет настроен доступ не только из офисной сети. Корпоративная онлайн-среда позволяет компании стать гибче, быстрее развиваться.

Успешность взаимодействия сотрудников в корпоративных IT-системах зависит от вовлеченности всех управленческих уровней, поэтому важно, чтобы топ-менеджеры также были участниками такого взаимодействия. Открытая компания, где сотрудник может напрямую обратиться к топ-менеджменту, гораздо более привлекательна как работодатель, к тому же возможность коммуникаций позволяет доносить позицию топ-менеджмента до всех сотрудников (например, о приоритетных направлениях развития компании, о принятых ключевых решениях), создаёт у людей уверенность в потенциальном карьерном росте. Эта концепция должна найти отражение в корпоративных порталах будущего.

Интранет Mail.Ru Group написан на Python/Django с использованием СУБД MySQL. Также активно используется Centrifuge (брокер сообщений на Python с открытым кодом, написанный одним из наших сотрудников). Мы намеренно не стали включать сюда технические аспекты реализации, но если вам интересно узнать про те или иные разделы сайта поподробнее, напишите об этом в комментариях.