Ворд показывает исправления как убрать. Включаем режим правки в Microsoft Word. Функция регистрации изменений
Во время работы с документами, содержащими различную информацию на многих страницах (научные труды, маркетинговые исследования, медицинские статьи и т.п.) приложение Microsoft Word предлагает дополнительную функцию регистрации изменений в текстовых блоках. Это удобно для анализа исправлений с возможностью возврата к предыдущим вариантам как для одного пользователя, так и для нескольких, работающих с одним и тем же файлом.
Переход в режим правки
Чтобы включить этот режим, нужно перейти на вкладку «Рецензирование» панели инструментов и нажать кнопку «Исправления».
Удаленные слова и отдельные символы отмечаются красный цветом и зачеркиваются. Изменения в интервалах, шрифтах и прочее форматирование отражается в сносках на полях.
В параметрах пункта «Исправления» можно указать цветовую гамму, толщину и тип линий, а так же другие характеристики для вставки и удаления текста и изменения в таблицах.
Так же можно создавать свои примечания для пометок соответствующим пунктом меню на панели инструментов.
Сохранение исправления
Если есть необходимость передать документ другим пользователем, но при этом он не должен отображать правки, а исходному владельцу эта информация важна, то рекомендуется создать копии файла с удаленными примечаниями и исправлениями.
Проверка на наличие исправлений
Приложение Word 2010 обладает функцией проверки документа на наличие скрытого текста, примечаний, сносок и прочей информации.
Для вызова этой возможности нужно перейти в меню «Файл» к разделу «Сведения».
При нажатии на кнопку «Поиск проблем» нужно выбрать «Инспектор документов».
Функция предлагает указать параметры для проверки, а по окончанию анализа удалить исправления.
Удаление исправлений
Без подтверждающего действия после включения режима правки документ будет продолжать отражать результаты редактирования.
Так же может понадобиться удаление примечаний соответствующей кнопкой группы функций «Примечания».
Microsoft Word 2010. Работа с режимом исправления.
Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.
Настройка режима исправления
Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:
В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;
В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»
Рисунок 1. Параметры исправлений
Объем исправлений
Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;
В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов
Отображение исправлений
Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;
В открывшемся списке выберите нужный пункт:
Рисунок 2. Объем отображаемых исправлений
Индикатор режима исправления
Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:
Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;
В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.
2 способ:
Поместите курсор на нужном исправлении;
В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Принять» или «Отклонить» для принятия или отклонения исправлений. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для быстрого перемещения по исправлениям
Рисунок 6. Принятие и отклонение исправлений
Когда вы примите все исправления в документе, появится следующее окно (рис. 7), подтверждающее что вы приняли все необходимые исправления и удалили примечания.
Рисунок 7. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений
Принятие всех исправлений в документе
Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним разом.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;
В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»
Отклонение всех исправлений в документе
В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»
Microsoft Word - это хороший инструмент не только для набора текста и его форматирования, но и крайне удобное средство для последующего изменения, редактирования и правки. Далеко не все используют в работе так называемую «редакторскую» составляющую программы, поэтому в данной статье мы решили рассказать о том наборе инструментов, который можно и нужно использовать для таких целей.
Инструменты, о которых пойдет речь ниже, могут пригодиться не только редактору или пишущему автору, но и всем тем пользователям, которые используют Microsoft Word для совместной работы. Последнее подразумевает, что над одним документом, его созданием и изменением, могут трудиться одновременно несколько пользователей, у каждого из которых есть постоянный доступ к файлу.
Продвинутый редакторский набор инструментов собран во вкладке «Рецензирование» на панели быстрого доступа. О каждом из них мы и расскажем по порядку.
В этой группе содержится три важных инструмента:
- Правописание;
- Тезаурус;
- Статистика.
Правописание - отличная возможность проверить документ на наличие грамматических и орфографических ошибок. Более детально о работе с данным разделом написано в нашей статье.
Тезаурус - инструмент для поиска синонимов к слову. Просто выберите слово в документе, кликнув по нему, а затем нажмите на эту кнопку на панели быстрого доступа. Справа отобразится окно «Тезаурус» , в котором и будет показан полный список синонимов к выбранному вами слову.
Статистика - инструмент, с помощью которого можно подсчитать количество предложений, слов и символов во всем документе или его отдельной части. Отдельно можно узнать информацию о символах с пробелами и без пробелов.
Язык
В этой группе всего два инструмента: «Перевод» и «Язык» , название каждого из них говорит само за себя.
Перевод - позволяет перевести весь документ или отдельную его часть. Текст отправляется в облачную службу компании Майкрософт, а затем открывается в уже переведенном виде в отдельном документе.
Язык - языковые настройки программы, от которых, к слову, зависит и проверка правописания. То есть, прежде, чем проверить правописание в документе, необходимо убедиться в наличии соответствующего языкового пакета , а также в том, что именно он включен в данный момент.
Так, если у вас будет включен русский язык проверки, а текст будет на английском, программа подчеркнет его весь, как текст с ошибками.
Примечания
Эта группа содержит в себе все те инструменты, которые можно и нужно использовать в редакторской или совместной работе над документами. Это возможность указать автору на допущенные неточности, внести замечания, оставить пожелания, подсказки и т.д., оставив при этом неизменным изначальный текст. Примечания - это своего рода пометки на полях.
В этой группе можно создать примечание, перемещаться между уже имеющимися примечаниями, а также показать их или скрыть.
Запись исправлений
Используя инструменты этой группы, можно включить режим правки в документе. В данном режиме можно исправлять ошибки, изменять содержимое текста, редактировать его как угодно, при этом, оригинал останется неизменным. То есть, после внесения необходимых правок будет существовать две версии документа - изначальная и измененная редактором или другим пользователем.
Сравнение
Инструменты этой группы позволяют сравнить два схожих по содержанию документа и показать так называемую разницу между ними в третьем документе. Предварительно необходимо указать исходный и изменяемый документ.
Кроме того, в группе «Сравнение» можно объединить исправления, внесенные двумя разными авторами.
Защитить
Если вы хотите запретить редактирование документа, с которым работаете, выберите в группе «Защитить» пункт «Ограничить редактирование» и укажите необходимые параметры ограничения в открывшемся окне.
Кроме того, вы можете защитить файл паролем, после чего открыть его сможет только тот пользователь, у которого есть пароль, установленный вами.
На этом все, мы рассмотрели все инструменты рецензирования, содержащиеся в Microsoft Word. Надеемся, эта статья будет полезной для вас и заметно упростит работу с документами и их редактирование.
Предположим, коллега прислал своему коллеге по электронной почте документ, который должен послужить основой для его документа. Поэтому он сохраняет этот документ под новым именем и выполняет настройку в соответствии со своими нуждами. Ему и в голову не приходит, что коллега мог оставить в исходном документе свои примечания, поскольку в его документе их не видно.
Представьте себе еще одну ситуацию. Вы использовали функцию регистрации изменений в Word для отслеживания изменений, внесенных в свое резюме. Теперь вы хотите отправить резюме будущему работодателю, который должен видеть результат правки, а не следить за ходом ваших размышлений.
Как бы то ни было, будет неприятно, когда адресат сообщит, что из-за всех этих зачеркиваний, подчеркиваний и выносок документ с трудом поддается прочтению. Посмотрите: в одном абзаце остались три зачеркнутые формулировки, а окончательная формулировка отображается в виде подчеркнутого текста. Едва ли резюме понравится работодателю.
Однако на момент отправки документа этого текста в нем не было. Откуда он взялся и почему отобразился в приложении Word? Что нужно сделать, чтобы приложение Word функционировало именно так, как нужно пользователю?
Функция регистрации изменений
Возможно, пользователь, сам того не сознавая, работает с приложением Word при включенной функции регистрации изменений или примечаний. Как правило, если эта функция включена, удаленные элементы отображаются в виде выносок на полях страницы, а вставленные подчеркиваются. Удаленные элементы, как и примечания (заметки), могут также отображаться непосредственно в тексте.
Скрыть исправления и примечания можно различными способами , однако все изменения, внесенные при включенной функции регистрации изменений, а также все вставленные примечания останутся в документе до тех пор, пока исправления не будут приняты или отклонены, а примечания - удалены.
Примечание: Скрыть записанные исправления и примечания и удалить их из документа - это не одно и то же. Скрытие записанных исправлений просто позволяет просматривать документ, не путаясь в зачеркиваниях, подчеркиваниях и выносках.
Как проверить документ на наличие исправлений и примечаний?
В Word 2010 доступна возможность под названием "Инспектор документов", которая позволяет проверить документ на наличие исправлений, примечаний, скрытого текста и других личных сведений. Чтобы проверить документ, выполните следующие действия:
Откройте документ, который необходимо проверить на наличие исправлений и примечаний.
Откройте вкладку Файл .
На вкладке Сведения нажмите кнопку Поиск проблем и выберите команду Инспектор документов .
В диалоговом окне Инспектор документов нажмите кнопку Проверить .
Просмотрите результаты проверки. Если обнаружатся примечания и записанные исправления, будет предложено нажать кнопку Удалить все записанные исправления рядом с Примечания, исправления, версии .
Нажмите кнопку Повторить проверку или Закрыть .
Как избавиться от записанных исправлений и примечаний?
Для того чтобы в документе не осталось записанных исправлений и примечаний, исправления необходимо принять или отклонить, а примечания - удалить. Выполните следующие действия.
Если тот или иной флажок не установлен, щелкните соответствующий элемент.
Как записанные исправления и примечания могли оказаться в документе?
Мог ли пользователь подумать, что удалил примечания и записанные исправления, или получил документ, совершенно не предполагая, что он их содержит? Почему же эти элементы сохраняются приложением Word, а он об этом даже не подозревает?
Возможно, он или отправитель документа сделали исправления или примечания скрытыми, чтобы можно было легче читать документ. Однако скрытые примечания не удаляются из документа. Они остаются в нем до тех пор, пока не будут выполнены определенные действия. В зависимости от версии приложения Word и используемых настроек эти исправления и примечания могут снова отобразиться, когда кто-то другой откроет документ.
Если необходимо, чтобы исправления и примечания не были видны другим пользователям, нужно принять или отклонить исправления и удалить примечания.
Как выявить скрытые исправления и примечания?
Существует несколько способов скрытия исправлений и примечаний так, чтобы пользователь не заметил их присутствия в документе.
Почему в Microsoft Office Word записанные исправления и примечания отображаются по умолчанию?
Отображение исправлений и примечаний по умолчанию позволяет избежать нежелательного распространения документов, содержащих такие исправления и примечания. Параметр Исправления в измененном документе установлен в поле Отобразить для проверки по умолчанию.
Как сохранить исправления и одновременно скрыть их от посторонних?
Создайте общую копию для распространения и оставьте частную копию себе. В общей версии документа примите или отклоните все исправления и удалите все примечания, как описано в этой статье. В частной версии исправления и примечания можно сохранить.
Сейчас многие опытные пользователи Word пользуются вкладкой «Рецензирование». К тому же это очень удобно, если над файлом необходимо поработать нескольким людям. С помощью этой функции можно создавать правки, выноски и примечания. Автор файла может, как принять, так и отклонить их, либо же скрыть. Помимо этого можно создать комментарии для более продуктивной работы над текстом.
Производим поправку
Чтобы включить область исправлений в Ворд необходимо перейти во вкладку «Рецензирование». Если таковая у вас не отображается, нажимаем Alt затем Shift+F10 и в настройках возвращаем нужную нам вкладку на панель. После того как мы настроили панель и зашли в «Рецензирование», выбираем «Область проверки». Появится выпадающее меню, в котором можно выбрать удобное для себя отображение. После этого можно вносить изменения и комментарии. Любой человек, работающий с этим текстом, будет видеть ваши пометки. А автор сможет согласиться с ними, либо же нет. Это значительно упрощает работу над документом.
Многие правки могут быть скрыты. Если вы хотите отобразить все или некоторые элементы, нажмите на «Показать исправления» и выберите интересующие вас пункты. Есть возможность распечатать документ вместе с внесенными замечаниями.
Удаляем лишние значения
А теперь разберемся, как убрать область рецензировния в Word 2007, 2010. Чтобы удалить сразу все исправления или примечания можно элементарно принять или отклонить каждое из них. Для этого просматривая их необходимо кликать на одноименные клавиши во вкладке «Рецензирование». При нажатии кнопки «Далее» вы с легкостью перейдете к следующему изменению и сможете принять решение по поводу него.
Для уж очень объемных текстов, у которых большое количество правок и примечаний, убрать область исправлений в Word можно другим способом. Либо у вас ситуация, когда все поправки и комментарии перестали иметь значение. Если вам необходимо принять правки, находящиеся в документе, кликните на выпадающее меню «Принять». Останется выбрать «Применить все изменения в документе». Аналогичные действия и в случае отклонения правок у файла. Выбрать выпадающее меню и нажать соответствующую кнопку «Отклонить все изменения в документе».
» авторы присылают свои работы в формате Microsoft Word. Все статьи рецензируются перед публикацией, т.е. мы проверяем их на соответствие нашему руководству по стилям, включающего требования к стилю изложения, терминологии и оформлению документа. Мы также даем рекомендации по улучшению структуры и содержания статьи. Наш диалог с авторами ведется с помощью средств рецензирования Microsoft Word 2010. В данной статье рассказывается о том, как это происходит.
Средства рецензирования
Для совместной работы над документами в Word 2010 используется вкладка «Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: исправления и примечания.
Рисунок 1 – Исправления и примечания на вкладке «Рецензирование»
Примечания используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы упростить его понимание.
Исправления служат для внесения изменений в статью. Мы используем механизм отслеживания исправлений, поэтому автор может видеть свой вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно, сохраняется. Правку текста мы, в основном, используем для исправления очевидных ошибок — грамматических и стилистических (например, перефразирования неудачно построенных или длинных предложений). Нередки также исправления, улучшающие восприятие текста, такие как замена длинного перечисления однотипных пунктов на маркерный список.
Рецензирование глазами редактора
Давайте посмотрим, как эти возможности работают на практике, когда документ попадает в надежные руки редактора.
Примечания
С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст, нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.
Рисунок 2 – Примечание к тексту
Примечания располагаются в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его оставил. Все эти параметры можно изменить, и об этом пойдет речь чуть ниже.
Исправления
На первый взгляд, в группе «Отслеживание» всего четыре кнопки. Но каждая из них открывает список с дополнительными возможностями.
Рисунок 3 – Отслеживание изменений и параметры исправлений
Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку «Исправления», которая сразу приобретает золотистый цвет, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word 2010 запоминает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если нажать нижнюю часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.
Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», вы можете настроить вид ваших правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и расположение примечаний – вы можете поместить в их левом поле документа и задать ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с текстом.
Все исправления связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word 2010. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.
Рисунок 4 – Личные параметры пользователя
В примечаниях, как вы уже видели, используются инициалы, а в удалениях и вставках указывается полное имя.
Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится намного труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный.
Рисунок 5 – Исправленный текст по умолчанию выделяется красным цветом
Намного приятнее глазу редактора была бы конечная версия, не правда ли? И такая возможность имеется. Для облегчения восприятия в Word 2010 предусмотрено четыре режима.
Рисунок 6 – Режимы отображения исправленного документа
Чтобы не потеряться в правках, редактор включает режим «Измененный документ». При этом сразу перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски. Если редактор, устав от многочисленных исправлений, все-таки запутался, он всегда может переключиться в режим «Исходный документ» и увидеть, что там было написано изначально.
Помимо режима документа, можно гибко настроить отображение исправлений в выносках. Кнопка «Показать исправления» открывает список всех возможных исправлений, которые Word 2010 отображает по умолчанию.
Рисунок 7 – Настройка отображения исправлений и примечаний
Например, я часто отключаю отображение исправлений (форматирование, а также добавления и удаления), но оставляю примечания. Обратите внимание, что можно легко выбрать правки и комментарии только определенного рецензента.
Еще одним элементом группы «Отслеживание» является кнопка «Область проверки». Она, как и в случае с кнопкой «Исправления», обретает золотистый цвет при включении области, хотя не заметить ее трудно. Ее удобно использовать в сочетании с режимами отображения документа и исправлений.
Рисунок 8 – Область проверки можно отобразить слева или внизу
Например, на рисунке 8 видно, что выбран режим «Измененный документ». В нем исправления и примечания не отображаются в выносках. Однако при добавлении примечания автоматически открывается область проверки, в которой видны все правки в соответствии с параметрами, заданными кнопкой «Показать исправления». Я отключил отображение исправлений в форматировании, поэтому отображаются только примечания, удаления и вставки.
Рисунок 9 – Область проверки со сводкой исправлений. Чтобы изменить ее масштаб, нажмите
Из сводки видно общее количество исправлений, однако обратите внимание, что подсчет ведется «с фильтром». Это напоминает мне о том, что какие-то исправления не отображаются. Поскольку случаев форматирования не зафиксировано, я могу догадаться, что они отключены, не нажимая кнопку «Показать исправления». Полезную площадь области просмотра можно увеличить, скрыв статистику с помощью кнопки со стрелками в правом верхнем углу.
На мой взгляд, сводка стала бы удобнее, если бы прямо в ней можно было скрывать или отображать различные исправления, обходясь без кнопки «Показать исправления» на ленте. Однако отображение вставок и удалений объединено, поэтому интерфейс получился бы нетривиальным.
На этом рассказ о возможностях рецензирования глазами редактора можно закончить. У рецензента достаточно средств, чтобы исправить документ и донести до автора пожелания по его содержанию и оформлению. Теперь давайте посмотрим, что будет делать автор, когда получит рецензию на свою статью.
Рецензирование глазами автора
Открыв документ с редакторскими правками и примечаниями, автор может испытать широкую гамму чувств – от глубокого удовлетворения до полного шока. Отчасти это зависит от придирчивости редактора, но в большей степени – от качества исходной статьи, присланной автором. Если она была не очень удачной, в каждом абзаце картина может быть такой, как на рисунке 10.
Рисунок 10 – Фрагмент документа с многочисленными правками
Чтобы быстро довести материал до ума, автор должен принять два постулата. Во-первых, редактор является конечной инстанцией, поэтому спорить с ним из-за каждой правки не имеет смысла (хотя свое мнение нужно уметь отстаивать). Во-вторых, редактор не будет тратить время на внесение правок, если они не улучшают статью. Ведь одно из золотых правил рецензирования – это вносить только те изменения, которые делают материал лучше.
Оценка объема работы и выбор режима для отображения документа
Когда редакторских правок мало, от автора требуются минимальные усилия, поэтому порядок действий особого значения не имеет. Если же правок много, документ выглядит совершенно нечитаемым. Но не надо отчаиваться. В первую очередь нужно оценить объем работы, т.е. определить, сколько изменений внес в документ редактор. В этом поможет область проверки.
В сводке (рис. 9 выше) видно, что в документ внесено множество исправлений, а также добавлено 19 примечаний. В этом случае лучше отобразить документ таким, как его видел редактор.
Рисунок 11 – Отображение измененного документа только с примечаниями
Вместо представления «Измененный документ» можно использовать «Измененный документ: показать исправления» — тогда все исправления и примечания будут отображаться в виде выносок. Именно с примечаний, в которых редактор выражает пожелания к документу, и нужно начинать работу, а исправления можно оставить на десерт.
Примечания
С каждым примечанием придется разбираться по отдельности. Проще всего использовать навигацию по примечаниям, убив тем самым двух зайцев.
Рисунок 12 – Навигация по примечаниям
Во-первых, ускоряется перемещение по документу, а во-вторых значительно снижается вероятность пропустить важное примечание. Отмечу, что навигацию можно переходить от примечания к примечанию с помощью нового поиска Office 2010, но о нем будет отдельный рассказ.
Когда примечание касается доработки статьи, с ним можно согласиться и внести в документ необходимые изменения, либо не согласиться и объяснить свою позицию. Нередко на примечание редактора имеет смысл ответить, чтобы при просмотре следующей ревизии документа было понятно, что сделал автор. Для этого достаточно щелкнуть на примечании, а затем нажать кнопку «Создать примечание» на панели. В этом случае Microsoft Word четко обозначает связь между примечаниями.
Рисунок 13 – Ответ на примечание
Как видно на рисунке 13, оба примечания ведут к одному выделенному фрагменту текста. Кроме того, VS 27R 26 в ответном примечании означает: «Примечание 27 оставил VS в ответ на примечание 26 от A» (R – означает reply, т.е. ответ).
Не требующие ответа комментарии можно удалить, используя соответствующий пункт в контекстном меню примечания или расположенную на ленте кнопку «Удалить» (рис. 12), с помощью которой можно удалить все примечания сразу. Закончив с примечаниями, можно переходить к исправлениям.
Исправления
Исправления бывают двух типов:
- Добавления и удаления объединены не случайно (рис 7 или 11), т.к. это звенья одной цепи. Представьте, что редактор переставил части предложения местами, сначала вырезав фрагмент текса, а потом вставив его. При этом фиксируется два исправления – сначала удаление, а потом добавление.
- Форматирование включает в себя изменение типа и размера шрифта, преобразование в списки и все прочие возможности групп «Шрифт», «Абзац» и «Стили» на вкладке «Главная»
Работа с изменениями в тексте статьи ведется по аналогии с примечаниями – можно осуществлять навигацию от одного исправления к другому. Отличие лишь в том, что исправления можно принимать и отклонять.
Рисунок 14 – Исправления можно принимать и отклонять, а также перемещаться от одного к другому
Кнопки «Принять» и «Отклонить» делают чуть больше, чем уместилось в их краткие названия. После совершения действия они автоматически перемещают вас к следующему примечанию, что очень удобно. В контекстном меню примечания такой возможности, впрочем, нет.
Чтобы упростить работу и разгрузить документ, изменения в форматировании можно смело доверить редактору. Достаточно включить только их отображение кнопкой «Показать исправления» (рис. 11), а затем щелкнуть нижнюю часть кнопки «Принять» и применить все отображаемые изменения (рис. 14). Как видите, возможность настроить отображение исправлений обретает дополнительный смысл.
Теперь, вернув удаления и исправления, можно быстрее перемещаться по ним вверх и вниз по документу. Если нужно быстро сопоставить исправленный текст с оригиналом, можно переключиться в режим «Исходный документ». Вовсе необязательно принимать исправления по одному. Проще просмотреть их и отклонить те, с которыми вы не согласны, а затем принять сразу все оставшиеся (рис. 14).
Заключение
Завершая эту статью, хочу подчеркнуть, что рецензирование – это вовсе не противостояние автора и редактора, а средство совместной работой над документом. При этом статья улучшается, а в выигрыше остаются обе стороны. Внимательно читая статью, редактор вольно или невольно расширяет свой кругозор. И даже если немедленного практического применения этим знаниям не происходит, информация запоминается, и при необходимости к статье всегда можно вернуться. Для начинающих авторов хорошая рецензия очень ценна, поскольку открывает глаза на различные недостатки своего письма, будь то структура статьи или стиль изложения. Да и опытный автор никогда не откажется от возможности посмотреть на свою работу глазами грамотного рецензента.
Итак, все замечания учтены, а исправления приняты. Статья готова? Не торопитесь, а лучше проверьте правописание. После многочисленных исправлений могут возникнуть накладки, да и лишний раз убедиться в грамотности текста не повредит. О проверке правописания пойдет речь в следующей статье.
Microsoft Word 2010. Работа с режимом исправления.
Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.
Настройка режима исправления
Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:
В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;
В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»
Рисунок 1. Параметры исправлений
Объем исправлений
Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;
В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов
Отображение исправлений
Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;
В открывшемся списке выберите нужный пункт:
Рисунок 2. Объем отображаемых исправлений
Индикатор режима исправления
Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:
Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;
В контекстном меню выберите пункт «Исправления»
Рисунок 3. Включение индикатора режима исправления
Включение режима исправления
И так как мы уже заговорили о режиме исправления, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:
1 способ:
1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима исправления. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там, где это вам необходимо.
2 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;
В списке команд щелкните по пункту «Исправления»;
Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Исправления». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией.
3 способ:
Откройте документ
Нажмите комбинацию клавиш для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключения
Область проверки
Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.
Положение области проверки
Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»
В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:
«Вертикальная панель рецензирования» – располагается вертикально, в левой части окна документа;
«Горизонтальная панель рецензирования» – располагается горизонтально, внизу окна документа
Рисунок 4. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования
Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».
Просмотр исправлений
По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие исправления отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
В открывшемся меню выберите пункт:
Рисунок 5. Просмотр исправлений
Принятие/отклонение внесенных изменений
Внесенные во время записи исправления не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:
1 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши;
В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.
2 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
Поместите курсор на нужном исправлении;
В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Принять» или «Отклонить» для принятия или отклонения исправлений. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для быстрого перемещения по исправлениям
Рисунок 6. Принятие и отклонение исправлений
Когда вы примите все исправления в документе, появится следующее окно (рис. 7), подтверждающее что вы приняли все необходимые исправления и удалили примечания.
Рисунок 7. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений
Принятие всех исправлений в документе
Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним разом.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;
В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»
Отклонение всех исправлений в документе
В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»